jueves, 3 de julio de 2008

¿CUANTAS HORAS TIENE UN DIA?

Una de las principales características del tiempo es su duración. Algo incuestionable es que el día tiene 24 horas y que al menos un tercio del mismo estamos enfrascados en nuestros propios asuntos. Sin embargo, ¿hacemos buen uso de nuestro tiempo en la búsqueda activa de empleo? No olvidemos que buscar trabajo es un trabajo en sí mismo. Al terminar la jornada, llámese también búsqueda diaria, muchos de nosotros, trabajadores y a la vez lectores de este artículo, tenemos la sensación de habernos dejado asuntos en el tintero, cuando nuestro compañero ha logrado finalizar el periodo de búsqueda y ha conseguido la deseada entrevista. Entonces surge la eterna pregunta: ¿por qué él puede y yo no? En esta sección invito a todos a realizar un acto de fe, un examen de conciencia referente a los motivos que nos han impedido alcanzar los objetivos diarios.

Todos entendemos que el tiempo es una magnitud que mide la duración de las cosas. No obstante, lo que no asimilamos es que el tiempo es relativo, tiene principio y fin pero nadie sabe lo que ocurre en medio. Alguien organizado empieza su día con 5 minutos de reflexión y preparación de lo que serán las siguientes ocho horas. Algunos utilizan el papel, otros la agenda, pero todos lo fijan por escrito, ya que inconscientemente cuando lo vemos escrito lo asumimos como algo ineludible.

Muchos autores y expertos de la gestión del tiempo están de acuerdo en que la jornada se compone de tres elementos: las prioridades –asuntos urgentes-, las tareas importantes y los ladrones de tiempo.

Las prioridades son los asuntos de máxima urgencia. Son cometidos que requieren toda nuestra atención y cuidado. Estas prioridades deben realizarse a primera hora -revisión cv, redacción carta de presentación-, ya que requieren un alto nivel de concentración y a partir de las 10 comienzan los “asaltos telefónicos”, la recepción masiva de mails y pequeñeces que entorpecen la quietud necesaria para el desarrollo de nuestras tareas.

Por otro lado, están las tareas ordinarias que tenemos que hacer pero que no son prioritarias, sino importantes. Generalmente son las tareas propias de nuestro cargo. Así la tarea ordinaria de un comercial será actualizar su agenda o realizar el seguimiento de sus ventas; mientras que su prioridad es contactar nuevos clientes y realizar las ventas.

Finalmente, están los ladrones de tiempo: llamadas telefónicas, mails “urgentísimos”, visitas inesperadas… Son comunicaciones breves cuyas consecuencias se prolongan durante 15, con suerte. Ciertamente un mail hay que contestarlo, pero no está escrito que haya que contestarlo al minuto de la recepción sino dentro de las 24 horas. Lo mismo ocurre con las llamadas telefónicas, se pueden solucionar dentro de un periodo de tiempo corto, sin olvidar nuestras prioridades. Las visitas inesperadas, generalmente pueden ser aplazadas, ya que habitualmente son personas de confianza y las que no lo son pueden ser citadas en otro momento. El trabajo de búsqueda es lo más importante, puesto que de la correcta búsqueda depende nuestro futuro y no podemos permitirnos el lujo de desaprovecharlo.

Una vez definidos estos tres componentes de nuestra jornada, podemos organizar nuestro tiempo para sacarle el máximo partido posible. Como he citado anteriormente, es conveniente realizar una previsión de las tareas antes de comenzar nuestro día, incluso antes de iniciar la semana. Una buena gestión del tiempo permitirá obtener mejores resultados personales, lo que se traduce en una mayor satisfacción.

De todo lo anterior, se infiere que hay que saber decir no y que saber delegar es una virtud por explotar, ya que no es fácil encomendar a otros labores propias. Eso sí, si delegamos tareas con el fin de descargar nuestra agenda, también es importante saber transmitirlas correcta y claramente para que nuestro compañero no pierda el tiempo por un error nuestro.
Para ser coherente no os entretengo más.

Mila Montávez